この記事では、「4.2 利害関係者のニーズ及び期待の理解」の解説と、文書の作成方法についてお伝えします。
規格の要求事項
規格の要求事項は次の内容になります。
次の事項は、顧客要求事項及び適用される法令・規制要求事項を満たした製品及びサービスを一貫して提供する組織の能力に影響又は潜在的影響を与えるため、組織は、これらを明確にしなければならない。
a)品質マネジメントシステムに密接に関連する利害関係者
b)品質マネジメントシステムに密接に関連するそれらの利害関係者の要求事項
組織は、これらの利害関係者及びその関連する要求事項に関する情報を監視し、レビューしなければならない。
これは、利害関係者は誰ですか？
その利害関係者の要求事項は何ですか？
それらを明確にしましょう。組織の能力に影響を与えることです。
レビューとありますので、内容が適切であるのか定期的な見直しが必要となります。
文書の作成方法
利害関係者とは、規格内で「ある決定事項若しくは活動に影響を与え得るか、その影響を受け得るか、又はその影響を受けると認識している、個人又は組織」と定義されています。
顧客、原材料やサービスの供給会社、従業員、株主、地域住民、行政、審査機関などがあります。
たとえば、顧客からは日々、品質、価格、納品に関すること、
従業員からは、安定した雇用、安全な労働環境など。
行政からは食品業界に関する法令順守と求められます。
運用
組織は、これらの利害関係者及びその関連する要求事項に関する情報を監視し、レビューしなければならない。
とあります。内容が適切であるのか定期的な見直しが必要となります。
運用は1年で、回すようになっていることが多いでしょう。年1回の見直しを行うことをスケジュールに組み込んでおきましょう。
経営層が考えていることを言語化しまとめるというのがよいですが、実際に文書をまとめるのは事務局の人であったりするかもしれません。
FSMSの運用チームに参加しているトップマネジメントと協同して作成するか、事務局が作成した文書をトップマネジメントの承認を得る形になるかと思います。
組織の外部課題、内部課題を色々と挙げて、それらを分類しまとめて整理するのがよいでしょう。
例として挙げると、
【外部課題】社会、経済、政治、市場、競合、顧客、仕入れ先、行政、認証機関、気候変動、SDGｓ
【内部課題】製品、工場、従業員関連(採用、育成等)、技術、システム、食品防御、食品偽装
などです。
参考になるものとして、上場会社の有価証券報告書があります。企業の状況、事業の状況と題して、外部環境や内部環境の状況に関する記載があります。
たとえば、為替変動、気候変動、ガバナンス、人材育成、デジタル活用など書かれています。また、それらに関する事業リスクの記載もあるので、参考とすることができます。
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