文章の間違いを見つけられるチェック方法

品質管理の仕事では、社内外の報告書の作成で文章を書くことが多い。文章作成時に、誤字脱字など間違いを防止するためのチェック方法について書いていく。

Word（ワード）のスペルチェックを使う

オフィスソフトのワードには、スペルチェック機能がついているので、これを使う。

（コンピュータが見て）間違っていると思われる部分に下線が引かれるので、そこを確認する。文章を書いて提出する際には、この機能を使ってチェックしてからにする。時間もほとんどかからない。

自分が書いた文章をチェックするよりも、他人が書いた文章をチェックするほうが、誤字脱字などの間違いを発見しやすくないだろうか？

自分がつくったものは、それでもう完璧だろうという意識があるし、書くときに気がつかなかったものはチェック時にも同じようにスルーしてしまう。他人が見たときには、そのような思い込みがなく、まったく別の目で見ることができるので間違いを発見しやすい。

だとすると、自分の文章を自分でチェックするときでも、他人の目を持つことができれば、間違いは発見しやすくなるだろう。

そのためには、書いた文章を放置し、1日寝かせてからチェックをする方法がある。

文章を書いた直後は「よし、書けた」と、その文章に対して熱を持っていて、文章の見方、情報処理の仕方が、作成時と同じ状態に固定されてしまっていて、脳内で同じ情報処理をしてしまうのだと思う。それで間違いを見つけにくい。

翌日になって、すっきりした頭で別人のつもりでチェックをする。そうすれば、書いたときやその直後には見つけられなかった間違いを発見できる。

文章を書いているとき、当人は文章に間違いがあるとは思っていない。

チェックをするときにも、間違いはないだろうと心のどこかで思っているので、間違いが見つけられないのである。

文章には必ず間違いがあるつもりで、意識を持ちながらチェックをする。

パソコンの画面で見るよりも、紙に書かれた文字のほうがチェックしやすい気がする。

これは、紙のほうが見やすいというよりも、見え方が変わり脳内での処理の仕方が変わるところに効果があるのかもしれない。

このような脳科学実験がある。

脳内の情報を理解しようとする前頭前皮質の反応は紙媒体の方が強く、ディスプレーよりも紙媒体の方が情報を理解させるのに優れている、とのことである。

※印刷事業を行っている会社が行った実験

脳のある個所の反応が変わるということは、脳の違う部分を使って情報処理することになるだろう。この違うところを使う点がいいのではないかと思う。

一文字一文字を声に出してゆっくり読む。おかしな言い回しや誤字脱字があれば気が付くことができる。

ひとの認知機能には、多少間違っている文章でも、正しい読み方で自動修正して把握できる力があるので、パーッとふつうのスピードで読んでいると、間が違いがあっても気が付きにくい。

慌てずにゆっくり声に出して読むことで間違いが発見しやすくなる。