ファイルは時間順に並べる「押し出しファイリング」で整理しよう

品質管理の仕事では、管理する書類が多数ある。

クレーム報告書、栄養成分の検査の書類、監査の報告書、製造マニュアルの書類、各種ルールの書類などなど。

ただやみくもにファイルを並べておくと、とりだすときにどこに求めるファイルがあるのか迷ってしまい、見つけ出すのに時間がかかってしまう。

だから、一般的には分類ごとに分けて保管される。しかし、検査に関すること、クレームに関することなど、すべて細かく分類ごとにわけて保管すると、使用したファイルを棚に戻すときに定位置に戻すのが面倒に思うことはないだろうか?それから他のひとがファイルをつかって戻すときに定位置に戻してくれなかったりする。

ここで役立つシンプルな方法がある。それは、この方法だ。

使ったファイルを戻すときに棚の一番右に入れる。

この方法をとると、使ったものを右端に戻すことを繰り返すので、よく使うファイルほど一番右端に一番置かれ、あまり使わないファイルほど左端に寄っていく。

だから、なにかのファイルを探すときには、右端から探していくと早く見つかるようになる。使用した時間順に並べるということだ。

もし、あなたが20冊のファイルを管理しているのであれば、そのうちよく使うものは10冊に満たないかと思う。頻繁に使うものは5冊より少なくなるのではないだろうか?頻繁に使うそれらのファイルは、あなたにとって重要なファイルということになる。また、戻すときには手間がかからないし、自分以外のひとにもこのルールを守ってもらうのも難しくない。

この方法は、経済学者の野口悠紀雄氏の著作『「超」集中法』の中で「押し出しファイリング」として紹介されていた。この著作以前、1993年に出版された野口悠紀雄氏の著作『「超」整理法』で、すでに提案されたものであったようだが。

一般的に言われる「書類や資料などは内容に応じて分類し格納する方法」ではなく、「内容によらず時間順に格納する方法」を用いるべし、と主張されている。

私の職場では、頻繁に使うファイルは、クレーム報告書のファイル、製造マニュアルのファイルなどだ。これらのファイルはいつも棚の右端寄りにある。虫のモニタリング書類など月に1回の定期チェックに関する書類のファイルやまったく使わないファイルは、真ん中から左端にあることが多い。

※ところで、この文章では、右端から置いていくと書いたが、戻すのはべつに左端でも構わない。私は右にしているだけ。

ファイルを全て「押し出しファイリング」で管理もいいのかもしれないが、私がよいと考えているのは、

大まかな分類保管+押し出しファイリング

である。大まかに分類したあとで、その分類の中で、使ったファイルを棚の一番右端に戻す。なぜそうするかというと、ひとつの分類・種類で多数のファイルがあるものは、同類のファイル(同じタイトルのファイル)があちこちにバラバラになってしまう。

たとえば、各商品の一括表示ラベル使用記録のファイルは、それだけで10冊を超えているとすると、これらファイルが、棚の中であちこちバラバラにおかれてしまうことになる。これらファイルはひとまとめにして、その中で右端に一番新しいファイルが来るようにする。

一方、ある程度の期間でファイルを新しくしていれば、一つのファイルにおさまる書類もある。クレーム報告書、栄養成分の検査の書類、監査の報告書、製造マニュアルの書類、各種ルールの書類などは、同じタイトルのファイルが複数にはならないと思う。

だから、まとめて「押し出しファイリング」でよい。

ぜひ試してみてください。参考になれば幸いです。