部下に指示を出すとき、あるいは、品質管理として他部署に仕事を指示したり依頼をするときに、それを確実にやってもらうにはどうしたらよいだろうか。
依頼をしたはいいが、あとになってぜんぜん依頼した仕事が進められていないといった体験をしている方も多いかと思う。指示や依頼したことをやってもらうにはどうすればいいだろうか。
それは、指示や依頼をしたあとに、かならず「確認をする」ことだ。
確認をするかしないかで、指示したこと、依頼したことが実行される確率は大きく変わると考えている。
部下の立場になってみればわかる。「これをやっておいて」とだけ言って、あとはなにも言ってこない上司がいて、その上司からあまり重要とは思えないような指示があったらどうであろう？忙しかったり面倒だったりしたら、とりあえずやらないでおいても大丈夫かなと部下は思ってしまうことがあるはずだ。それで実際にやらなかったり、やるのが遅くなったりする。
一方、指示内容を数日後なり数週間後に必ず確認してくるような上司の場合、部下はどうするだろうか。確認されるタイミングまでにはやっておかなきゃな、と思うであろう。
私の身のまわりを見渡しても、部下に仕事をしてもらうことを徹底できないひとは、この確認作業を行っていないように思う。部下に指示したことや、チームとしてやろうと決めたことが、行われているかどうかを確認しないのだ。
チーム内で「コレをやっていく」と決めたとしよう。
徹底できないリーダーは、スタートは切ることができても、そのあとにちゃんとやっているかどうかを確認しない。確認しないから、やると決めたそのことがやられなくなっても、気がつかない。担当者は忘れしまったり、わかっているけどまあいいかと甘えが出てしまったりして、決めたことをやらない。最初はたまにやらない場合がある程度かもしれないが、徐々にやらないことが増え、次第にほとんどやらなくなってしまう。
リーダーや上役が確認をするだけで、やっていないじゃないか、できていないじゃないか、と気がつき注意することができ、担当者にやってもらうことができる。この確認作業がないと指示しっぱなし、言いっぱなしになる可能性が高くなってしまう。
リーダーなど指示を出した人が確認作業をしないために結局うまく事が運ばない光景を目にすることがあるが、なぜやらないのかというと、面倒なのだ。いちいち確認されるほうもイヤかもしれないが、いちいち確認するほうも手間がかかるのである。
ずっと確認し続ける必要はなく、習慣として根づけば確認する頻度は落としても問題ない。
品質管理として、クレームや失敗の再発防止対策を製造部門に定着させていこうとするとき、実際にそれをやるのは、品質管理ではなく製造部門のひとたちだ。なかなかやってくれないことがあるだろう。
品質管理として、あるクレームの再発防止対策を製造部門のリーダーと考えてやること・ルールを決めて、それを製造現場に定着させる仕事をしてきているが、やり始めた直後は上手くできていないとか、やってくれていないことがある。
原材料の開封後の期限を設定して運用したり、使っている包丁を定期的に研いだり、製品の仕掛品で例えば重ねないようにしてくれとか、こっちに置いてくれといったことである。これが、やり始めた当初はやはりできない。
でも、ちょくちょく「確認」をし、その目的を説明してやってくれるように依頼していると、次第にやってくれるようになる。言い続けていると、その後はしっかりと再発防止対策を継続できるようになることが多々あった。
指示と確認はセットであるべきなのだ。
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