社内調整で話を持っていくときにはココに注意しよう

品質管理の仕事で、社内で各部門の人に話をつけて、仕事を進めていくことがあると思う。

会議で一括で話し合いができればいいけれども、そうではなく、ある部署とある部署の間を行き交って話をつけるときには、なかなか手間のかかることがある。

社内の人たちのパワーバランスをよく見ないといけない。まずは、この人を抑えて、この人は必ず話を通しておかなくてはいけないなといった暗黙知のようなものが、社内には存在しているはずだ。

社内調整をするときに、やり方を間違えると、物事がスムーズに運ばなかったり、ひどいときにはぐちゃぐちゃになってしまう。

次の点に気をつけるとよい。

誰の耳に入れておくか意識する

この案件に関しては、○○さんに通して通しておかなくてはいけない、といったことを意識しよう。

「俺は聞いてない!」という言葉を聞いたことが無いひとはいないだろう。

逆に、この案件に関してはこの人に話をしなくてもいい、ということもある。そのひとにいらない話をもっていくと、めんどくさがられるし、なにか意見をもらったときには調整に時間がかかってしまうことにもなる。

聞く順番を意識する

パワーが下の者から順番に聞いていくことである。パワーとは、単なる役職だけに限らなず、その人の社内での総合的な影響力があるだろう。それをより低い人から高い順に話を通していく。

たとえば、1番偉い人にまず了承を取り付けたあとに、2番目に偉い人に話をしたらダメ出しされたとする。

すると一番偉い人に対して、その人がOKしたにも関わらず、やっぱ案が変更しますと伝えることになる。そのひとは気分が良くないのである。

逆に2番目に偉い人に話をしたら了承されて、1番偉い人からダメ出しで変更することになったら、2番目に偉い人には、一番偉い○○さんからの指示で変更しましたと、説明がつくのである。

こうすることで話が乱れてしまうことが減るだろう。

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