メールを送るときに、送るひとを間違えてしまったことはないだろうか。
私は2回ある。
もし、メール送るひとを間違えたという方がいたら、その原因は、私の2回の失敗の原因と同じだと思う。
原因は、名前が同じひと、名前が似ているひとに間違えて送ってしまったことである。
※まったく違う名前のひとに送ってしまった場合には、少しも確認できていないことになるから、論外である。
取引先2社と自社に同じ名前のひとがいた
日本人の名字で人数トップを争う「鈴木」の名で考えてみよう。
ある取引先にも鈴木さん
ほかの取引先にも鈴木さん
社内にも鈴木さん
合計3人の鈴木さんと仕事の関係があり、3者のメールアドレスを持っていたとする。
それぞれの社名を含めると、
ＡＡＡ㈱ 鈴木様
ＢＢＢ㈱ 鈴木様
ＣＣＣ㈱ 鈴木さん
になるとする。ＣＣＣ㈱鈴木さんは自社のひとなので「さん」づけだ。
このときに、自社のＣＣＣ㈱ 鈴木さんにメールを送るつもりが、ＡＡＡ㈱ 鈴木様に送ってしまったことがあった。
これを防ぐにはどうしたらよいか考えた。
間違いメールを防ぐ方法
登録名に会社名を入れた
メールアドレスは、メールソフト上では登録名で表示される。メールアドレスの登録で、3者をすべて「鈴木様」や「鈴木さん」で登録していると、どの鈴木さんなのかが表示名を見ただけではわからない。
ＡＡＡ㈱ 鈴木様
ＢＢＢ㈱ 鈴木様
ＣＣＣ㈱ 鈴木さん
といったように会社名を入れておく。鈴木さんは複数いるのだから、区別がつくようにしておく。
社名と「鈴木」の間に空白スペースが入っていると、鈴木さんのメールアドレスを探すときに、検索機能を使って「鈴木」と入力して探した場合に、
ＡＡＡ㈱ 鈴木様
ＢＢＢ㈱ 鈴木様
ＣＣＣ㈱ 鈴木さん
と3人の鈴木さんが表示されるだろう。ここで間違えて違う鈴木さんを選択してしまう可能性がある。実際、私は、自社のＣＣＣ㈱の鈴木さんにメールを送るところ、ＡＡＡ㈱鈴木様に送ってしまったことがある。
社名と「鈴木」の間のスペースを無くした
次のように登録名を変えた。
ＡＡＡ㈱鈴木様
ＢＢＢ㈱鈴木様
ＣＣＣ㈱鈴木さん
私の使用していたメールソフトでは、このようにすると「鈴木」の検索では引っかからなくなり、「ＡＡＡ」や「ＢＢＢ」などで検索しないとヒットしなくなった。だから、鈴木で検索して3つの鈴木が表示され、鈴木間違いをすることが無くなったのだ。
しかし、ＡＡＡ㈱の方が複数いる場合には、「ＡＡＡ」で検索したら、複数のメールアドレスが表示されるだろうが、名前が違えば間違える可能性は低いだろう。その方には社名をつけないで登録してもよいし。
ここであげた話は、メールの登録名で社名を空白スペース無しでつける話であったが、メールソフトによって、これができるものとできないものがあるだろう。
防止対策の要諦
ここでいちばん言いたいことは、メールの名前の付け方うんぬんではなくて、失敗したくてもできないようするのが賢いですよ、ということだ。
メールに限らずなんでもそうだが、ちょっと工夫をすると、失敗をしなくてすむようにできる。
それを考えて見つけて、失敗したくても失敗できないようにしてしまうのだ。
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