メール送る人を間違えた、これを防ぐには?

メールを送るときに、送るひとを間違えてしまったことはないだろうか。

私は2回ある。

もし、メール送るひとを間違えたという方がいたら、その原因は、私の2回の失敗の原因と同じだと思う。

原因は、名前が同じひと、名前が似ているひとに間違えて送ってしまったことである。

※まったく違う名前のひとに送ってしまった場合には、少しも確認できていないことになるから、論外である。

取引先2社と自社に同じ名前のひとがいた

日本人の名字で人数トップを争う「鈴木」の名で考えてみよう。

ある取引先にも鈴木さん
ほかの取引先にも鈴木さん
社内にも鈴木さん

合計3人の鈴木さんと仕事の関係があり、3者のメールアドレスを持っていたとする。

それぞれの社名を含めると、

AAA㈱ 鈴木様
BBB㈱ 鈴木様
CCC㈱ 鈴木さん

になるとする。CCC㈱鈴木さんは自社のひとなので「さん」づけだ。

このときに、自社のCCC㈱ 鈴木さんにメールを送るつもりが、AAA㈱ 鈴木様に送ってしまったことがあった。

これを防ぐにはどうしたらよいか考えた。

間違いメールを防ぐ方法

登録名に会社名を入れた

メールアドレスは、メールソフト上では登録名で表示される。メールアドレスの登録で、3者をすべて「鈴木様」や「鈴木さん」で登録していると、どの鈴木さんなのかが表示名を見ただけではわからない。

AAA㈱ 鈴木様
BBB㈱ 鈴木様
CCC㈱ 鈴木さん

といったように会社名を入れておく。鈴木さんは複数いるのだから、区別がつくようにしておく。

社名と「鈴木」の間に空白スペースが入っていると、鈴木さんのメールアドレスを探すときに、検索機能を使って「鈴木」と入力して探した場合に、

AAA㈱ 鈴木様
BBB㈱ 鈴木様
CCC㈱ 鈴木さん

と3人の鈴木さんが表示されるだろう。ここで間違えて違う鈴木さんを選択してしまう可能性がある。実際、私は、自社のCCC㈱の鈴木さんにメールを送るところ、AAA㈱鈴木様に送ってしまったことがある。

社名と「鈴木」の間のスペースを無くした

次のように登録名を変えた。

AAA㈱鈴木様
BBB㈱鈴木様
CCC㈱鈴木さん

私の使用していたメールソフトでは、このようにすると「鈴木」の検索では引っかからなくなり、「AAA」や「BBB」などで検索しないとヒットしなくなった。だから、鈴木で検索して3つの鈴木が表示され、鈴木間違いをすることが無くなったのだ。

しかし、AAA㈱の方が複数いる場合には、「AAA」で検索したら、複数のメールアドレスが表示されるだろうが、名前が違えば間違える可能性は低いだろう。その方には社名をつけないで登録してもよいし。

ここであげた話は、メールの登録名で社名を空白スペース無しでつける話であったが、メールソフトによって、これができるものとできないものがあるだろう。

防止対策の要諦

ここでいちばん言いたいことは、メールの名前の付け方うんぬんではなくて、失敗したくてもできないようするのが賢いですよ、ということだ。

メールに限らずなんでもそうだが、ちょっと工夫をすると、失敗をしなくてすむようにできる。

それを考えて見つけて、失敗したくても失敗できないようにしてしまうのだ。

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