議事録作成に時間をかけてしまい、仕事が遅くなってしまうことはないだろうか？私はそういったひとを見かけたことが何度もある。会議の後、すばやく議事録を作成・配信するためのポイントをお伝えしたい。
議事録作成において大事なこと
会議の議事録に確実に書くべきことは、議論してまとまった話の内容、決定事項だ。そして、会議の後にすべきことは、その決定事項を確実に実施することである。この点が重要なのである。
会議でどんなにすばらしい意見、アイディアが出たとしても、それが実行されなくては何も意味がない。
だから、議事録の中身は参加したひとたちが会議後にとるべき行動を促すようなものがよいだろう。あとになって「会議での話どうなったんだっけな？」と議事録を見たひとが、決定事項や今後やるべきことについてすぐに把握できる内容になっているのがよい。
会議での決定事項およびその後のアクションについて記載が、シンプルに書いてあるのがよいと思う。のちに見返すときに見やすい方がいいだろう。つらつらとムダなことが書かれていると読む気がなくなってしまう。
議事録作成が遅い先輩の話
以前、私の職場の先輩が行っていた議事録作成の話を書きたい。
その先輩は、会議の話を最初から最後まですべてボイスレコーダーで録音し、後日、イヤホンで録音した会議の音声を聞きながら議事録を書いていた。どうやら最初から最後まで聞いていたようだ。
「それでは2回会議に参加しているようなものではないか？」、「2～3時間かけて会議を再体験し、発言をパソコンに入力して意味あるのかな？」と疑問に思った。
「だれもその議事録は読まないだろうな」
仮に文字におこされたすべての発言をじっくり読むひとがいたとしたら、音源をそのまま聞いてもらえばいい話である。
その先輩のやり方では作成に時間がかかりすぎて、会議の参加者への議事録配信も遅く、会議の1週間後になるようなことがあった。ふつうは、当日か翌日くらいには完成させて関係者へ配信したいものだ。
書くのは決定事項とその理由だけでよい
しばらくして、私もその会議に参加することになり、私が議事録作成担当となった。先輩のように2～3時間かけて議事録を書くのは避けたかった。
細かな話は別に記録するのはやめて、
- 決定事項
- なぜそう決まったかの理由
くらいを書いておけばいいだろうと考えて、そうした。誰からも文句は出てこなかったので、もともと書いていた発言録は、誰も必要としていなかったということだろう。
さらに、早く仕上げるためにこのようにした。
- 会議の始まる前に、書ける部分はすべて事前に書いておく。
- 会議の場にはパソコンを持ち込んで、細かな話は記録せず重要な点だけ記録する。
日付や参加者、議題など事前に書いておくことができるものは、会議の前に書いておく。会議にはパソコンを持ち込んで、決定事項となぜそう決まったのかの理由を書き込めば、そのまま議事録完成である。
会議中に議事録を書きあげることができる。会議が終わった後に、文章のチェックだけすればよい。
会議室にパソコンを持ち込めなかったとしても、議論の結論部分など重要なところだけメモしておいて、会議が終わったらすぐにパソコンに入力してしまおう。
会議の後にすぐ議事録を仕上げて関係者に配信しよう。
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